Сотрудничество на основе тендерной конкуренции – один из самых удобных и продуктивных способов развития бизнеса. Переход торгов в электронную форму еще более упростил этот поиск и отличается прозрачностью.
Любая компания, стремящаяся к успеху, хотела бы выиграть тендер, потому что победа в конкурсе может обеспечить выгоду, причём не только финансовую. Однако многие обходят этот момент стороной, так как участие в тендерах подразумевает наличие большого количества тонкостей и нюансов. Единственное рациональное решение данного вопроса это обращение за услугами в соответствующую фирму, занимающуюся тендерным сопровождением.
Правила и законодательная база, на основе которых проводят тендеры, постоянно меняются, поэтому нужно быть действительно профессионалом, что бы разбираться во всех нюансах такого рода мероприятий. Руководитель не каждой компании может позволить себе тендерный отдел, да это в большинстве случаев и не нужно, ведь гораздо проще передать эти функции тому, кто этим занимается профессионально.
Рассмотрим некоторые виды такого сотрудничества:
— Государственные закупки регулируются федеральным законом 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд». Закон строго регламентирует проведение торгов, выставляет четкие критерии отбора. Организуют такие торги госучреждения, органы государственной власти. Госзакупки подвергаются строгой системе планирования и отчетности. Помимо этого, установлен запрет заказчикам сотрудничать c определенными марками и производителями. Благодаря этому, большее количество претендентов может подать заявку на участие в торгах, выбирая различные ценовые предложения.
— Коммерческие тендеры организуются коммерческими структурами. Предприятия сами устанавливают формат организации закупок, и это для них представляется хорошей возможностью экономно расходовать бюджет. Действия организатора коммерческих торгов не должны противоречить закону, но заказчик не несет административной ответственности.
— Закупки юридическими лицами регламентированы по федеральному закону 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц». Эти торги проводят государственные и муниципальные унитарные предприятия, автономные учреждения, Госкорпорации и хозяйственные или дочерние общества, в уставном капитале которых доля участия в РФ или субъекта РФ в совокупности превышает 50 %. Заказчик сам разрабатывает свод правил для проведения торгов. Это в большой степени накладывает ограничения по времени и возможностям на исполнение заказа.
Если делать шаги самостоятельно, то придется сделать следующее:
— Проанализировать рынок предложений. Выбрать интересующее вас направление и обозначить всевозможные варианты поиска торгов по заданным параметрам. Главное определить приемлемую цену закупок – минимальную и максимальную.
— Когда вы определились с форматом, видом и направлением торгов, следует позаботиться о приобретении квалифицированной электронной подписи. Процедуру получения электронной подписи необходимо пройти, для того, чтобы электронные документы имели юридический статус.
— Когда подготовка будет закончена, необходимо зарегистрироваться в Единой информационной системе. Перед этим убедитесь, что у вас заведена учетная запись на портале Госуслуг. Зарегистрировавшись в ЕИС, вы получите аккредитацию на электронных торговых площадках.
— После регистрации, потребуется открыть специальный счёт для обеспечения заявок. Это делается для того, чтобы обезопасить себя от срыва заключения контракта непорядочными участниками. Внесение обеспечения заявок гарантирует серьезность намерений участников. После внесения денежных средств на специальный счет, определенная для данного тендера сумма будет зафиксирована, и этот «залог» возвращается после окончания тендера.
— Далее — подав заявку, придется набраться терпения, пока организаторы отбирают претендентов, проверяя их на соответствие заявленным требованиям. Затем, изучаются предложения, выбирается лучшее и объявляется победитель.
Проводить всю процедуру заказчик может самостоятельно, а может доверить проведение специализированной компании.
При проведении тендера, заказчик заранее сообщает участникам сроки проведения торгов, время, в течение которого будут рассматривать предложения, и выдает для ознакомления договор, который в случае победы будет подписан.
Возможные ошибки начинающих:
Частой ошибкой при участии в закупках является неправильное заполнение заявки:
— описание продукции должно составляться в строгом соответствии с инструкцией.
– в заявке некорректно указываются характеристики товара: не те единицы измерения, которые прописаны в инструкции, или же они вообще не указаны, орфографические ошибки в названии продукта, неверные ИНН или ОГРН компании-участника и т.д.
Всё это может быть признано искажением сведений и являться основанием для отклонения заявки.
— некорректно указана страна — производитель продукции, а это является обязательным условием для закупок с установленным «национальным режимом» и заказчик уже будет вынужден отклонить заявку, соблюдая закон.
— не разобрались с тем, что начальная цена закупки включает в себя НДС. Но некоторые участники неверно считают, что это касается только тех, кто находится на общей системе налогообложения (ОСН), хотя участвовать могут абсолютно все, вне зависимости от применяемой системы. В случае победы участника, находящегося на УСН, ему необходимо в регламентируемые сроки направить протокол разногласий к проекту контракта с указанием внесения изменений с учетом применяемой системы налогообложения.
— неполная комплектность документов также может стать основанием для отклонения заявки.
— начинающие участники торгов, перед началом торгов, должны четко представлять свою рентабельность
— необходимо осознавать, что цена не всегда является решающим фактором, она влияет только в запросах котировок. В запросах предложений заказчик выбирает лучшее предложение по совокупности всех критериев, указанных в документации по закупкам. Поэтому, исполнители, не осознающие этой детали, могут не понимать, почему их «копеечное» предложение отклонено.
— возможные ошибки могут допускаться на этапе подписания контракта. Если участник победил, то заказчику должно быть предоставлено обеспечение контракта. Размер обеспечения определен 44-ФЗ. Исполнитель может либо внести нужную сумму, либо предоставить независимую банковскую гарантию.
— федеральным законом 44-ФЗ определены сроки подписания контракта. Несоблюдение сроков также является грубой ошибкой, которая влечет за собой неприятные последствия в виде передачи исполнения контракта другому участнику и даже внесение нарушителя в Реестр недобросовестных поставщиков. Возможные просрочки возникают из-за того, что несвоевременно внесено обеспечение заявки, проблема с электронной подписью или с интернетом, доступом к электронной площадке и др. Несмотря на видимые объективные причины просрочки, подписывать контракт с нарушившим сроки поставщиком нельзя по закону.
— чтобы не подписать заведомо невыгодный контракт, необходимо тщательно проверять, чтобы его условия совпадали с положениями закупочной документации. Бывает такое, что заказчик указывает в условиях контракта такие положения, которые идут вразрез с документацией по закупкам, что делает исполнение контракта для поставщика нерентабельным. Поэтому, нужно быть предельно внимательным к таким нюансам.
— если выявляются нестыковки в документации по закупкам или какие-то пункты непонятны, то имеет смысл обратиться к заказчику за разъяснением. Запрос делается через электронную торговую площадку, на которой проводится тендер и является анонимным. Заказчик обязан ответить в течение трех дней.
В единой информационной системе (ЕИС) каждый год размещается около четырех миллионов извещений о закупках. Предложений очень много, — под конкретную задачу и общих, на долгосрочную перспективу и разового исполнения. Найти те, которые подойдут именно вашему бизнесу не всегда легко. Необходимо постоянно разбираться во всем этом многообразии.
Достаточно сложно делать отбор заявок, поисковик не систематезирован в поиске узконаправленной информации. Чтобы сделать выдачу более четкой, нужно вручную вносить исключения. Стандартной формы названий для извещений нет, и заказчики пишут название тендеров на свое усмотрение. Зачастую, их сложно найти поставщикам.
Распространенные «ошибки» в названии тендеров: лишние пробелы, лишние символы между буквами, два слова написаны слитно, грамматические ошибки, сокращенные слова и аббревиатуры, общие названия, без точной тематики и непонятно, что именно нужно сделать в заказе.
Чтобы разобраться, в чем придется участвовать, необходимо вникать в тендерную документацию. Бывает что, на одном сайте ЕИС выкладываются объявления о новых торгах, а проводятся они на других ресурсах – электронных торговых площадках (ЭТП).
Кроме поиска по ЕИС, можно искать тендеры другими способами:
— по всему интернету;
— с помощью специальных приложений или информационных систем;
— воспользовавшись услугой тендерного сопровождения
Больше всего времени занимает ручной поиск в интернете, так как придется подбирать тендеры по общим фразам, обойти десятки сайтов, проверить найденные тендеры на то, подходят они вам или нет. В этом случае, искать целесообразнее по тендерной документации, а не просто по описанию предложения, так как в ней указаны подробно условия проведения конкурса и требования к заказчику. И даже когда удалось найти подходящее предложение, обязательно надо следить за изменениями в условиях закупки.
Чтобы сделать поиск более удобным и сэкономить время, существуют специальные программы и информационные системы. С их помощью можно искать тендеры по точным параметрам: регион, отрасль, цена, срок выполнения, начало и способ проведения. Минусом подобных программ и систем является их высокая стоимость. И если опыта у вас немного, можно все-таки пропустить действительно интересные предложения.
Удобным способом поиска тендеров является услуга тендерного сопровождения. Опытный специалист анализирует ЭТП на предмет закупок в вашей отрасли, находит для вас наиболее подходящие и прибыльные торги и делает рассылку вам на почту.
Преимущества и недостатки тендерного сопровождения
Некоторые крупные организации могут обойтись без услуг тендерного сопровождения в связи с тем, что имеют в штате профессиональных сотрудников, но многие фирмы всё-таки вынуждены прибегать к аутсорсингу.
— Вам не нужно будет разбираться во всех тонкостях тендера, изучать документацию и бояться сделать в них опечатку.
— Не потребуется выделять финансовые средства на обучение персонала. Это рациональный подход, особенно если компания не принимает участие в тендерах на постоянной основе.
— Благодаря профессионализму сотрудников фирмы, предоставляющей тендерное сопровождение, вся документация оформляется быстро и грамотно в соответствии с законодательством.
— Снижаются риски попадания вашей компании в реестр ненадёжных поставщиков.
Взвесив все плюсы и минусы можно с уверенностью сказать, что тендерное сопровождение в разы повышает шансы компании выиграть конкурс.